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义县人民政府办公室关于印发义县乡镇和县直单位移交进馆档案管理办法的通知

发布时间:2016-03-11 09:41:21  编辑:admin  字体:  

义政办发〔2016〕18号

县政府各有关部门:

现将《义县乡镇和县直单位移交进馆档案管理办法》印发给你们,请认真遵照执行。

 

 

义县人民政府办公室 

2016年3月21日

义县乡镇和县直单位移交进馆档案管理办法

 

为适应数字时代档案管理工作的新形势,结合“以件为单位归档”的新规则,根据国家、省、市档案局有关要求,县档案局决定对今后接收进馆档案进行新的管理办法,总体要求如下:

一、接收方法

县档案局档案接收进馆实行“双套”制,即纸质档案与对应的电子文件同时移交进馆。各乡镇、县直单位按照进馆标准整理纸质档案的同时,要对永久和30年保存的档案进行全文扫描。

二、接收年限

档案接收年限上,县档案局接收档案进馆将过去每十年接收一次改为一年一接,以缓解接收单位档案进馆压力。县档案局今年将一次性接收各单位2015年以前形成的档案文件。

三、接收范围

按照《档案法》以及相关规定的要求,本次接收范围是:文书档案和机关在行政权力运行过程中形成的行政审批、行政许可、行政执法等业务档案。即:文书档案和业务档案。上述档案中永久和长期保管(30年)部分需接收到县档案馆,短期(或保管期限10年)的档案由各单位自行保管。

四、移交标准

全县所有立档单位1996--2007年的文件全部按照老的立卷方法进行整理归档,2008年及以后的文件按照新的立卷方式进行。

本次档案移交标准如下:

1.归档文件材料应保持齐全完整。

2.档案分类、划价准确、卷内文件排列有序。

3.档号正确、规范(包括全宗号、目录号、案卷号)。

4.卷内目录填写正确,统一用微机打印、禁止用圆珠笔填写。

5.案卷题名要简明、准确反映卷内文件材料内容、一般包括责任者、问题与名称。数量不能超过50字。

6.卷内文件要去掉金属物,案卷应采用三孔一线的方法装订,案卷应结实、整齐、美观。

7.业务档案要按照有关标准整理。

五、检索工具和编研材料

为保证进馆档案提供利用工作的正常开展,依据国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》和《档案馆工作通则》有关规定,各单位在档案进馆时应提供下列工具和编研材料:

1.纸质案卷目录一套(微机打印)。

2.全宗介绍一套(编写方法见附件)。

3.组织沿革一套(编写方法见附件)。

六、档案软件 

为了使各单位移交档案能运用现代化管理手段进行管理和利用,提高档案的查准率和查全率,各单位在移交档案的同时,必须提供同步的档案案卷级、文件级和人物级机读目录数据。

七、关于撤销单位档案的规定

1.合并前的乡镇档案全宗号应使用以前的全宗号,撤销后的乡镇档案全宗号使用现在所在乡镇的全宗号。撤销的县直单位由现在拥有管理职能的单位负责档案整理,整理完毕后的永久以及长期保管期限的档案由档案局指导验收合格后移交到县档案馆。

2.合并后的乡镇要对以前所撤销的乡镇档案资料给予整理归档并保证档案资料完整、齐全。整理完毕后的档案永久以及长期保管期限的档案由档案局指导股验收合格后移交到县档案馆。

 

附件1.乡镇、县直单位档案移交进馆暂行规定

附件2.义县档案馆电子文件接收办法

附件3.县直机关档案进馆单位一览表

联系电话:档案指导股    7721486

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